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In ogni progetto di Lean Office, visualizzare il flusso del lavoro e delle informazioni si rivela spesso più complesso rispetto ai progetti svolti in produzione. La natura intrinseca del lavoro d’ufficio rende, infatti, quasi impossibile individuare e quantificare determinate categorie di spreco attraverso la mera osservazione.

Gli strumenti di mappatura del processo, comunque estremamente importanti anche in ambito manifatturiero, diventano quindi fondamentali per la visualizzazione dei processi d’ufficio.

Un gruppo di lavoro che abbia l’obiettivo di ottimizzare un processo office ha a disposizione differenti tipi di mappatura per descrivere l’AS IS. A seconda del livello di dettaglio a cui si vuole scendere e dell’obiettivo dell’incontro, si va dal Makigami ad adattamenti per gli uffici del VSM fino ad arrivare alla più semplice Swimlane.

Personalmente, trovo che per iniziare questo tipo di progetti la mappatura Swimlane sia un’ottima soluzione. Si tratta di uno strumento diagnostico di facile applicazione, che permette al gruppo di lavoro di interagire e ricostruire il processo utilizzando un linguaggio comune estremamente immediato.

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L’utilizzo di carta e post-it, in sostituzione al Pc, è legato al fatto che in questo tipo di attività è fondamentale la discussione e l’interazione tra i membri del gruppo di lavoro inter-funzionale creato per mappare il processo.

Negli incontri successivi sarà infatti questo gruppo a dover implementare i miglioramenti individuati, operando come un team.

Un gruppo di lavoro affiatato e tanti post-it sono quindi i due elementi fondamentali per una mappatura di successo.

In questo senso, mi permetto di fare i complimenti agli amici di Officine Vica che, nell’ambito del corso Lean Office realizzato insieme, si sono cimentati in questo tipo di esercizio finalizzato all’ottimizzazione del proprio processo di Gestione Commerciale (dall’offerta all’ordine).

Ho percepito il giusto atteggiamento da parte di tutto il team, come si vede dalle belle foto realizzate durante la sessione di lavoro svolta insieme e per le quali ringrazio Daniele.

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L’ottimo lavoro svolto in fase di diagnosi è senza dubbio un primo passo ottimale verso i futuri miglioramenti del proprio processo in ottica Lean/WCM.

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Consulente e formatore in ambito Lean per SOGES S.p.A., sono inoltre docente a contratto di Lean Enterprise presso la Facoltà di Ingegneria Gestionale dell’Università Carlo Cattaneo (LIUC) di Castellanza (VA). Questo blog nasce per fornire il mio contributo alla diffusione della cultura lean in Italia, nella convinzione che per sopravvivere e prosperare in un mercato globale sempre più sfidante sia fondamentale che le nostre imprese interiorizzino queste metodologie e questo modo di pensare.

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